Wie Home Office zu einem Segen wird

Ein appointmed Leitfaden

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Home Office ist für uns – das Team hinter  appointmed – der normale Arbeitsalltag. Da wir diese Arbeitsweise seit der ersten Stunde unseres Bestehens leben, bezeichnen wir uns auch als sogenanntes Remote-Unternehmen. Wir bringen bei diesem Thema also einige Jahre Erfahrung mit, die ich in diesem Artikel gerne mit Dir teilen möchte. Ich werde zunächst die wichtigsten Basics zusammenfassen und danach zwei essentielle, tägliche Routinen vorstellen.

1. Die Basics

  • Richte Dir einen dedizierten Arbeitsplatz ein
  • Befreie Dich von Ablenkungen
  • Führe eine To-Do Liste

2. Essentielle, tägliche Routinen

  • Fokus Phasen
  • Tägliche Zusammenfassungen – Liebes Tagebuch,…

1. Die Basics

Richte Dir einen dedizierten Arbeitsplatz ein

Ein häufig genannter Vorschlag ist: Richte Dir zu Hause einen dedizierten Arbeitsplatz ein. Für Home Office Neulinge ist dieser Tipp wirklich wichtig und praktisch das Fundament auf dem Deine Heimarbeit aufbaut. Die Versuchung ist groß, das Arbeitsplätzchen je nach Tageslaune zu wählen (Küchentisch, Couch, Balkon,…). Das liegt ganz einfach daran, dass Du es gewohnt bist, Dich in Deiner Wohnung an unterschiedlichen Orten aufzuhalten und diese auch häufig zu wechseln. Für ein produktives Arbeiten im Home Office ist dieses Verhalten aber eher kontraproduktiv.

Wenn Du stattdessen jeden Tag an der gleichen Stelle arbeitest, signalisierst Du Deinem Körper damit, dass dieser Platz für Arbeit reserviert ist. Du wirst merken, dass Du schneller in die Gänge kommst und effektiver durchstarten kannst. Sobald diese Gewohnheit verinnerlicht wurde – Stichwort: Konditionierung – schaltet Dein Körper automatisch auf den Arbeitsmodus um, sobald Du Dich an Deinem Arbeitsplatz befindest1.

1) Charles Duhigg; The Power of Habit: Why We Do What We Do in Life and Business

Befreie Dich von Ablenkungen

Ablenkung ist einer der größten “Produktivitätskiller” im Home Office. Jedes Ding, das keine unmittelbare Rolle für Deine Arbeit spielt, kann eine Ablenkung sein oder Dich zum prokrastinieren verleiten.

Ich empfehle Dir, nur notwendige Arbeitsunterlagen in Griffweite zu haben, und die Anzahl an sonstigen Gegenständen in Sichtweite so gering wie möglich zu halten. Ein minimalistischer und aufgeräumter Arbeitsplatz hilft Dir, Dich besser auf die wesentlichen Dinge konzentrieren zu können2.

Ein anderer, nicht zu unterschätzender Ablenkungsfaktor, sind die Mitbewohner. Es ist ungemein wichtig, dass das Arbeiten im Home Office ins richtige Licht gerückt wird. Die Arbeitsweise unterscheidet sich in Bezug auf Fokus und Verfügbarkeit kaum vom Arbeiten in einem traditionellen Büro. Das muss allen Personen im Haushalt klar sein und dementsprechend sollte auch Rücksicht genommen werden. Natürlich ist das leichter gesagt als getan. Vor allem wenn auch Kinder im Haushalt leben, die Aufmerksamkeit verdienen. Mit etwas Übung findet sich aber bestimmt ein Mittelweg, mit dem alle glücklich – und produktiv – sind.

Führe eine To-Do Liste

Mindestens genauso wichtig, wie die Ordnung an Deinem Arbeitsplätzchen ist die Ordnung in Deinem Kopf. Studien belegen, dass unerledigte Aufgaben in unserem Kopf herumschwirren und an unserer Konzentration nagen3 [Checklist-Strategie]. Notiere alles, was zu erledigen ist, auf einer To-Do Liste und schaffe Ordnung in Deinem Kopf. Filter ein Fälligkeitsdatum helfen dabei, dass das richtige To-Do zur richtigen Zeit erneut in Deinen Fokus rückt – nicht früher und nicht später.

Du hast die Wahl zwischen unzähligen To-Do Management Apps für Dein Smartphone, die zumindest in einer abgespeckten Version meist kostenlos verwendet werden können. Die klare Empfehlung unseres Teams fällt hier auf die App Todoist.
2) Cal Newport; Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World
3) Atul GawandeThe Checklist Manifesto: How to Get Things Right

2. Essentielle, tägliche Routinen

Neben der Zeitersparnis aufgrund des kurzen Arbeitswegs, bietet das Home Office  Möglichkeiten, die in einem klassischen Büro nur schwer umzusetzen sind. Hier sind zwei tägliche Routinen, die sich im appointmed Team als besonders hilfreich und förderlich für die Produktivität herausgestellt haben.

Fokus Phasen

Kennst Du Momente, in denen das Arbeiten einfach wie am Schnürchen läuft, egal wie komplex die Aufgabe auch erscheinen mag? In der Psychologie wird in diesem Zusammenhang oft vom sogenannten “Flow” gesprochen. Als Flow bezeichnet man einen mentalen Zustand völliger Vertiefung und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit.

Um in diesen Flow (oder auch Tunnel) zu kommen, muss aber auch Deine Umgebung mitspielen und die nötige Ruhe ermöglichen. Das Home Office ist hierfür im Grunde der ideale Ort. Der Überraschungsbesuch von KollegInnen, um etwas “nur kurz” zu besprechen oder nachzufragen, ob die E-Mail auch angekommen ist, ist in den eigenen vier Wänden wahrlich nur schwer möglich.

Das Konzept der Fokus Phasen ist bei uns fest verankert. In “Slack”, unserem internen Kommunikationstool, hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seinen aktuellen Status mitzuteilen und Notifications vorübergehend stumm zu schalten. So ist der aktuelle Modus transparent kommuniziert und alle KollegInnen wissen damit umzugehen.

Tägliche Zusammenfassungen – Liebes Tagebuch,…

Von KollegInnen abgeschirmt zu sein bedeutet nicht, dass komplette Sendepause herrschen muss. Der Austausch von Ideen ist wichtig und wird im Home Office definitiv erschwert. Man trifft sich beispielsweise nicht so einfach in der Kaffeeküche und plaudert spontan über einen Einfall, den man gerade zur möglichen Lösung eines Problems hatte. Auch die Transparenz, woran einzelne KollegInnen gerade arbeiten und wie der aktuelle Fortschritt ist, lässt sich remote nur über zusätzliche Maßnahmen herstellen.

So schreibt bei appointmed jeder Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages eine kurze Tageszusammenfassung. In einfachen “Bullets” halten wir fest, woran wir gearbeitet haben, was einen beschäftigt hat oder worüber man sich gerade den Kopf zerbricht. So hat das eigene Team die Gelegenheit, Input zu geben und bei Interesse an einzelnen Punkten, einen Gedankenaustausch anzustoßen.

Auch für die eigene Motivation ist so eine Tageszusammenfassung ein gutes Mittel. So hat man die Möglichkeit, den Tag noch einmal Revue passieren zu lassen und sieht oft erst dann, was man eigentlich alles geschafft hat. Man lernt die eigene Leistung zu schätzen und kann mit gutem Gewissen in den Feierabend starten.

Every journey starts with the first step!

Das war freilich nur ein kurzer Abstecher in die Welt des Remote Workings. Oftmals geht Probieren über Studieren. Trau’ Dich und finde selbst heraus, ob das Arbeiten im Home Office etwas für Dich ist.

Arbeitest Du schon remote und hast Tipps, die jeder im Home Office unbedingt berücksichtigen sollte? Oder möchtest Du über einzelne Punkte weitere Details erfahren? Dann schreib mir doch einfach an paul@appointmed.com. Ich freue mich auf Deine Nachricht.

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